Arsip dan Kearsipan

Arsip dan Kearsipan

1.Pengertian Arsip

Secara Etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani,
yaitu archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu.
kata arsip dalam bahasa Latin adalah Felum yang artiya tali atau benang, karna pada saat itu benang atau tali digunakan untuk mengikat arsip atau dokumen.
Arsip dapat diatikan kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas,berkas,folio,film,mikro film,rekaman suara dll
dalam segala bentuk dan sifatnya yang diterima oleh lembaga pemerintah,perorangan,maupun swasta yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dan mempercepat penemuan kembali.

2.Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip
dalam bahasa inggris disebut file sedangkan kearsipan disebut filling.perbedaannya, File adalah bendanya sedangkan filling adalah kegiatannya.
Kearsipan dapa diartika sebagai suatu kegiatan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunkan sisten tertentu, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Pekerjaan atau Kegiatan dalam kearsipan mencakup 4 hal, yaitu :
    1.Menyimpan arsip atau warkat
   
    Seluruh aersip/warkat harus disimpan didalam tempat yang aman dan nyaman
    dengan menggunakan sistem tertentu agar dapat dengan cepat dan mudah
    ditemukan kembali jika diperlukan.

    2.Pemeliharaan dan pengendalian warkat/arsip

    pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyedikan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan,lemari, rak filling cabinet, dll.
    Kearsipan juga harus mampu mengendalikan arsip atau warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu shingga arsip benar-benar terkendali.

    3.Penemuan kembali

    Dengan menggunkan arsip yang tepat serta pencatatan yang tertib, arsip yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan akan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

    4.Penyusutan dan Pemusnahan

    Penyusutan adalah proses pengurungan atau pemindahan arsip aktif ke arsip pasif serta memusnhkan arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan.

3.Penggolongan Arsip

    a.Arsip berdasarkan subyek atau isinya
    -Arsip Kepegawaian
    -Arsip Keuangan
    -Arsip Pemasaran
    -Daftar Pendidikan
    b.Arsip berdasarkan kepentingannya
    -Arsip Vital
    -Arsip Penting
    -Arsip Berguna
    -Arsip tak Beguna
    c.Arsip berdasarkan nilai guna
    -Arsip Bernilai informasi
    -Arsip bernilai administrasi
    -Arsip bernilai hukum
    -Arsip bernilai sejarah
    -Arsip bernilai ilmiah
    -Arsip bernilai keuangan
    -Arsip bernilai pendidikan
    d.Arsip berdasarkan Fungsi
    -Arsip dinamis,
    yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-sehari didalam kantor.
    -Arsip Statis,
    yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari.
    e.Arsip berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya.
    -Surat
    -Pita Rekaman
    -Mikrofilm
    -Disket
    -Compact Disk
    -Flashdisk Arsip